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Quels sont les enjeux d’une signature e-mail ?

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Actuellement, on estime qu’il y a 100 milliards d’e-mails envoyés quotidiennement pour des raisons professionnelles, et ce nombre devrait encore augmenter de 5% dans les cinq prochaines années. L’email est l’outil le plus couramment utilisé dans les entreprises privées. Selon des études récentes, l’e-mail représente 78% des communications avec les clients et 76% des échanges entre les employés d’une même entreprise.

En moyenne, Selon Letsignit, un employé envoie environ 40 emails / jour ouvrable. Pour une organisation de 100 employés, cela représente environ 4 000 emails envoyés chaque jour. Nous avons donc là un support de communication gratuit qu’il est essentiel d’optimiser !

Votre signature e-mail doit faciliter les interactions quotidiennes

La fluidification des contacts est l’objectif principal d’une signature e-mail. En incluant des informations de base dans la signature e-mail de chaque employé, l’entreprise peut faciliter les contacts avec ses clients et partenaires commerciaux. Ces derniers peuvent ainsi rapidement trouver les informations nécessaires à la prise de contact avec un interlocuteur en particulier. A minima, votre signature e-mail doit comporter :

  • Votre nom et prénom
  • Votre fonction
  • Votre numéro de téléphone
  • Votre adresse e-mail

Cela semble être le b.a.-ba, pourtant ce n’est pas le cas et quand on cherche à contacter urgemment par téléphone un interlocuteur qui a supprimé son numéro de sa signature e-mail c’est très frustrant…

Votre signature e-mail doit améliorer la notoriété et la crédibilité de l’entreprise

En incluant son logo et des éléments de la charte graphique dans la signature e-mail, l’entreprise peut renforcer sa présence auprès des clients et des partenaires commerciaux. Cela peut aider à augmenter la notoriété de la marque et à la faire mieux connaître auprès du grand public. Lorsque les clients reçoivent des e-mails de l’entreprise, ils sont automatiquement exposés à des éléments corporates, ce qui peut les aider à mieux mieux identifier et garder en mémoire l’entreprise. Cela permet également de travailler la crédibilité de l’entreprise via une prise de parole institutionnelle cohérente. En plus des éléments précédents liés à l’interlocuteur, une bonne signature e-mail doit mettre en avant des informations liées à l’entreprise, notamment :

  • Le logo
  • L’url de son site Internet
  • Son adresse (ou celle de son siège social)

Votre signature e-mail doit encourager la relation client

Depuis quelques mois, vous avez dû constater que les signatures e-mail s’enrichissaient en termes de fonctionnalités. Nous dépassons largement les « basiques » du type : nom, fonction et numéro de téléphone. Notons par exemple :

– La possibilité de prendre rendez-vous avec son interlocuteur via un agenda partagé

– La mise en avant d’un bouton permettant d’évaluer votre interlocuteur ou l’entreprise

– La possibilité de programmer une réunion en visio avec votre interlocuteur

– La mise en avant des profils sociaux de l’interlocuteur (Linkedin notamment)

– La possibilité de dialoguer en direct via un chat en ligne

Ces fonctionnalités, accessibles en un clic, contribuent significativement à améliorer la relation entre l’entreprise et ses clients.

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Votre signature e-mail peut mettre en avant des produits, des services ou des événements

Si vous lancé un nouveau produit, que vous êtes présent sur un salon ou que vous souhaitez communiquer sur un sujet événementiel : votre signature e-mail peut vous rendre service ! La mise en avant de ce type d’éléments dans votre signature e-mail peut encourager vos clients et prospects à explorer davantage les offres de l’entreprise ou à s’inscrire à des occasions particulière.

Pour ce type de mise en avant, n’hésitez pas à être un peu créatif via des images animées par exemple (tout en restant cohérent avec votre charte graphique).

Quelles sont les contraintes techniques d’une signature e-mail ?

– Taille des images : Lors de l’insertion d’images dans une signature e-mail, il est important de veiller à ce qu’elles ne soient pas trop lourdes pour ne pas ralentir le chargement des e-mails. Les images doivent être optimisées pour un affichage en ligne pour minimiser la taille du fichier et accélérer le temps de chargement.

– Compatibilité avec les différents clients e-mail : Il est important de vérifier la compatibilité de la signature e-mail avec les différents clients e-mail utilisés par les destinataires. Certaines signatures peuvent s’afficher correctement dans certains clients e-mail, mais pas dans d’autres.

– Responsive Design : La signature e-mail doit être conçue pour s’adapter aux différents formats d’affichage des écrans, tels que les ordinateurs de bureau, les tablettes et les smartphones. Elle doit être optimisée pour un affichage sur tous les appareils pour garantir une expérience utilisateur cohérente.

– Limitations en matière de HTML : Les signatures e-mail sont souvent conçues en utilisant le langage HTML. Cependant, certains clients e-mail ont des limitations en matière de HTML, ce qui peut limiter la mise en œuvre de certaines fonctionnalités ou rendre la signature moins attrayante.

– Restrictions en matière de filtrage anti-spam : Certaines signatures e-mail peuvent être considérées comme du spam par les filtres anti-spam et peuvent être bloquées. Il est donc important de veiller à ce que la signature e-mail respecte les normes de filtrage anti-spam pour garantir une livraison fiable des e-mails.

Comment ChatGPT peut vous aider ?

Dans le contexte de l’optimisation des signatures d’e-mails, l’apport de ChatGPT peut être significatif. Pour commencer, il est capable de générer des suggestions de contenu pertinent qui peuvent être intégrées dans les signatures, contribuant ainsi à une meilleure communication de l’identité de l’entreprise et de l’interlocuteur.

En matière de relation client, l’outil peut proposer des fonctionnalités interactives à intégrer dans la signature. Par exemple, des liens vers un agenda partagé, un bouton d’évaluation, un lien vers une réunion en visio, ou encore des profils sociaux peuvent être suggérés pour enrichir la signature et faciliter la communication.

De plus, ChatGPT peut aider à mettre en valeur des produits, des services ou des événements dans la signature. Il peut proposer des formulations attractives et pertinentes pour encourager les destinataires à explorer davantage les offres de l’entreprise ou à s’inscrire à des occasions particulières.

Enfin, en ce qui concerne les contraintes techniques, ChatGPT peut aider à identifier les problèmes potentiels et à proposer des solutions pour rendre les signatures plus efficaces et compatibles avec différents clients e-mail.

Pour découvrir comment intégrer ces compétences dans votre stratégie de communication par e-mail, n’hésitez pas à vous inscrire à notre formation ChatGPT pour entreprises.

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